Automação de processos: quanto sua empresa pode economizar?

No universo corporativo, muito se fala em transformação digital, ganho de eficiência e redução de custos. Mas, entre o discurso e a prática, existe uma lacuna importante: o excesso de processos manuais. Muitas empresas seguem operando com fluxos baseados em planilhas, e-mails, conferências manuais e etapas que dependem exclusivamente da ação humana. E isso custa caro — mais do que a maioria dos gestores imagina.

Neste artigo, vamos explorar o impacto real dos processos manuais na operação das empresas, como calcular esse custo invisível e de que forma a automação inteligente pode ser uma alavanca estratégica de economia. Ao final, você entenderá por que eliminar processos manuais é uma prioridade — e não uma tendência.

O custo invisível da falta de automação de processos

Processos manuais consomem tempo, aumentam a chance de erro, dificultam a rastreabilidade e sobrecarregam equipes. De acordo com um relatório da Automation Anywhere, colaboradores gastam, em média, 3 horas por dia com tarefas repetitivas e administrativas — o equivalente a 60 dias úteis por ano.

Se pensarmos em uma equipe de 20 pessoas, com custo médio de R$ 50 por hora, o custo anual com tarefas manuais ultrapassa R$ 720 mil. Isso sem contar o impacto indireto: atrasos em entregas, retrabalho, insatisfação de clientes e perda de oportunidades de negócio.

Agora imagine esse cenário multiplicado em setores como TI, financeiro, RH, jurídico ou operações. O prejuízo é silencioso, mas constante.

Onde a automação de processos pode gerar mais impacto

Algumas áreas concentram grande volume de processos manuais e, portanto, são candidatas claras à automação:

• TI: aplicação de patches, abertura de chamados, execução de scripts, reinicialização de sistemas, monitoramento de alertas, etc.
  
• Financeiro: conciliação bancária, validação de notas fiscais, atualização de dados em ERPs, envio de relatórios, etc.
  
• RH: onboarding de colaboradores, geração de informes de rendimento, controle de ponto, respostas a solicitações internas.
  
• Atendimento e operações: aprovações internas, notificações de eventos, checklists operacionais.
  

O que essas tarefas têm em comum? Todas são estruturadas, seguem regras claras e poderiam ser automatizadas com segurança, padronização e rastreabilidade.

Automação não é sobre substituir pessoas. É sobre dar tempo ao que importa.

Automatizar processos não significa reduzir equipes. Pelo contrário: significa focar talentos em tarefas de maior valor.

 A equipe técnica deixa de “apagar incêndios” e passa a atuar estrategicamente. O time financeiro para de revisar planilhas e foca em análise. O jurídico reduz o trabalho braçal e ganha agilidade na gestão de riscos.

Segundo um estudo da McKinsey, mais de 50% das atividades realizadas nas empresas podem ser automatizadas com tecnologias já existentes. Isso não significa eliminar postos de trabalho, mas sim liberar o potencial das pessoas para pensar, criar e resolver problemas mais complexos.

Como calcular o custo dos seus processos manuais

Calcular o custo de um processo manual envolve três dimensões:

• Tempo médio gasto por tarefa
• Frequência de execução
• Custo/hora do profissional envolvido
  

Vamos imaginar uma tarefa operacional simples que leva 30 minutos por dia, realizada por 5 colaboradores, com um custo médio de R$ 45 por hora.

Cálculo do tempo total por mês:

• 30 minutos/dia × 5 pessoas = 150 minutos por dia, ou 2,5 horas por dia
• 2,5 horas/dia × 22 dias úteis = 55 horas por mês
  

Custo mensal:

• 55 horas × R$ 45/hora = R$ 2.475 por mês
  

Custo anual:

• R$ 2.475/mês × 12 meses = R$ 29.700 por ano

Para uma única tarefa.

E esse cálculo não inclui os custos intangíveis: insatisfação do time, lentidão de resposta ao cliente, falhas por erro humano e perda de escalabilidade.

Ferramentas como o PressPlay da ITS Soluções ajudam empresas a mapear essas tarefas e estimar o ROI da automação com clareza.

PressPlay: Automatização com inteligência operacional

O PressPlay é a plataforma de automação desenvolvida pela ITS Soluções para eliminar processos manuais com segurança, rastreabilidade e eficiência.

Ao contrário de soluções genéricas de RPA, o PressPlay oferece orquestração completa de processos, integração com diferentes sistemas e três formas de execução:

• Ordenada: uma sequência estruturada de ações
• Condicional: decisões baseadas no resultado anterior
• Parametrizada/Interativa: execução com entrada de dados ou regras fornecidas pelo usuário
  

Além disso, permite que os próprios usuários disparem automações por meio de autoatendimento, sem depender da equipe técnica.

Exemplos práticos de uso:

• Aplicação de patches em ambientes críticos
• Reset de senha com autenticação segura
• Abertura de chamados com workflow de aprovação
• Geração automática de documentos e relatórios
  

Tudo isso com dashboards, logs e controle por perfil de acesso — o que garante governança e conformidade com políticas internas e externas.

Economia real, com resultados mensuráveis

Empresas que adotam o PressPlay conseguem reduzir em até 90% o tempo gasto em tarefas manuais. Com isso, geram economia de centenas de horas/mês e conseguem crescer sem aumentar proporcionalmente o time.

Alguns ganhos observados em clientes da ITS:

• Redução de falhas operacionais
• Melhoria no tempo de resposta a incidentes
• Maior visibilidade sobre o status dos processos
• Liberação de tempo de especialistas para foco estratégico
• Redução de custos com retrabalho e horas extras
  

A automação não é mais uma vantagem competitiva. Ela é uma necessidade para qualquer empresa que deseja operar com eficiência e escalar com consistência.

O custo de não automatizar

Enquanto muitas empresas discutem transformação digital, outras já estão economizando, ganhando agilidade e escalando com automação.

Se seus processos ainda dependem de ações manuais e repetitivas, o prejuízo pode estar se acumulando silenciosamente.

Eliminar processos manuais não é apenas uma questão de eficiência.
É uma estratégia de negócio — e uma oportunidade real de economia.

A ITS Soluções pode te ajudar a mapear os gargalos, priorizar o que pode ser automatizado e implementar uma solução sob medida com o PressPlay.